【How to Succeed in Business Japanese Communication】- Think Like the Japanese (5)

【Effective ‘Thank you mail’ in Japanese Way for Trust Building】

こんにちは。いつも日本人とお仕事をしてくださり、どうもありがとうございます。毎日成功に向けて頑張っていらっしゃると思います。

Hello. Thank you very much for working with the Japanese people. I am sure that you are making steady progress towards your goal every day. 

ただ、日本人に信用されると思ったのに逆に信用を失ってしまったということがありませんか。言葉の使い方や考え方の違いを感じて自信を失いそうになりますね。私も他の国の人たちとの考え方の違いをいろいろ経験し、苦労したので、皆さんの気持ちがよくわかります。

However, have you ever felt that you took action to build trust but actually you lost their trust when you were communicating with them? We almost lose confidence because of the language and cross-cultural barriers. I understand how you feel because I have experienced and struggled with many differences in the way of thinking between Japanese people and people from other countries.

今ではどのようにすればいいかもわかるようになりました。どの国でも、ビジネスでは信用が大事ですが、日本人の信用の築き方が他の国の人に理解しにくいので、これを理解すれば大丈夫です。皆さんが自信をもって対応できるよう、サポートできれたらうれしいです。

Now I know how to deal with them. Of course, trust is important in business, but it is difficult for people from other countries to understand how Japanese people build trust. Once you know this, you will be fine! I would like to share the key for your success!

そこで、今回は会議やイベントなどに参加した後、日本人がどんな気持ちでどんな行動をするかを紹介します。これがわかって行動できるとよりいい印象が与えられます。大切なポイントは主催してくれた人への気持ちを表すことです。これをすると、今まで以上に成功しやすくなるはずです。

In this article, I will share how Japanese people feel and act after attending a meeting or event. Once you understand this point and act accordingly, you will make a better impression. The important point is to express your feelings toward the event host after the event. This will make you more successful than ever.

前回は「不参加になってしまった場合の連絡」の大切さについてでしたが、まだお読みでない方はこちらのリンクよりご覧ください。

The previous article was about the importance of “How to act for your absence”. Please read it from this LINK if you’d like.

今回は参加した会議やイベントの後に日本人は具 体的に何をしているのか私の体験談を例にご紹介します。どの国でもビジネスマナーはとても大切ですが、特に日本人が大切にしている点について触れたいと思います。この対応の仕方で信用を上げることも下げることもできるので、ぜひ信用を積み上げていってください。

I would like to introduce what exactly Japanese people do after a meeting or event  after attending with my own experience as examples. Business manners are important in any country. However, I would like to mention what Japanese people especially value. The way you act can make or break your credibility, so please build up your credibility.

私もときどき会議やイベントを主催しますが、皆さんは参加した後、どうしていますか。この後の対応で日本人からもっと信用が得られるようになるはずです。

I sometimes host meetings and events, but what do you do after you attend? The way you act afterwards will help you gain more trust from the Japanese.

◆ 私が体験するよくあるケースは次のどちらだと思いますか。

A.　参加した時お礼を言って終わったので、その後にメールなどでお礼をしない。

B.　参加した時お礼を言って終わっても、その後にメールなどでお礼をする。

◆ Which of the following do you think I often experience?

A.  I said ‘thank you’ to the host at the event, so I didn't mention it again by e-mail etc after that.

B.  I said ‘thank you’ to the host at the event, and I mentioned it again by e-mail etc after that.

私の経験では、Aを経験することがよくあります。でも、日本人とはたいていBを経験します。みなさんはいかがでしょうか。

I often experience A. But with Japanese, I usually experience B. How about you?

また、日本人に対してA、後で何もお礼をしなかった場合、日本人はどう感じると思いますか。全くやり取りがないので、つながりを感じられないので、信用度はあまり上がりませんね。終わった後、たいてい、日本人は参加した後にまた思い出します。それで、その時に感じたことを伝えたくなって、メッセージを送ります。

What would the Japanese feel if you did not thank them after attending like A? They don't feel a connection with you because there is no contact afterwards. The credibility would not get strong. Most Japanese people think about the event again after their participation, so they want to tell what they felt at the time and send a message later on.

例えば、「昨日の集まりは本当にいい経験だった」と思い出したり、「誘っていただいてよかった」ともう一度感謝したりして、終わったことを思いだして感謝したり、学習したり、反省したりします。そして、その有意義な時間を与えてくれた相手にお礼をします。

For example, we remember that “The meeting yesterday was a really good experience,” or we thank you again for inviting us. We feel grateful, have learned, and have been reflecting ourselves from the event by thinking about the time shared. Then we thank the host who gave us that fruitful time together.

このように自然に、終わった後の関係はよりつながりが強いものになります。もちろん、その後忙しくてすぐにお礼ができなくても、次の日でもいいのでメッセージを送ると印象が良くなります。

In this way, the relationship naturally becomes more connected after it is over. Of course, you can be too busy to send thanks immediately, but you can still make a good impression even by sending the following day.

日本はグループ社会なので、特に一緒に何かをした後もつながっていると感じることでより親しみが深まり、その人を信用できると感じます。ぜひ、参加した時のことを後からもう一度思い出してみてください。

Japan is a group society, so feeling connected, especially after doing something together, makes you feel more familiar and trusting of that person. We encourage you to revisit your participation in the event later.

日本語の表現を勉強することももちろん大切ですが、まずは日本人にこの人は信用できると感じてもらえるような接し方をしたほうが成功に近づきやすくなります。

It is important to study Japanese expressions, but you will get closer to success if you first treat Japanese people in a way that makes them feel that they can trust you.

今回の実例はいかがだったでしょうか。もちろん状況によって違いますし、いつも上手に対応できるとは限りませんが、皆さんの過去の経験と照らし合わせて、今後の参考にしてもらえたら嬉しいです。皆さんの成功を心より願ってます！

How was the story? Of course, it depends on the situation, and it may not always be possible to do as well as this example, but I would be happy if it would help you to reflect with your experiences and you would create a brighter future.

当アカデミーでのレッスンにご興味がありましたら、詳細はこちらのリンクからご覧になれます。If you are interested in our lessons, please see more details from this LINK.

Arai Academy of Japanese Studiesの新井峰子でした。