【How to Succeed in Business Japanese Communication】- Think Like the Japanese (4)

【Effective messaging in Japanese Way for Trust Building】

こんにちは。いつも日本人とお仕事をしてくださり、どうもありがとうございます。毎日成功に向けて頑張っていらっしゃると思います。

Hello. Thank you very much for working with the Japanese people. I am sure that you are making steady progress towards your goal every day. 

ただ、日本人に信用されると思ったのに逆に信用を失ってしまったということがありませんか。言葉の使い方や考え方の違いを感じて自信を失いそうになりますね。私も他の国の人たちとの考え方の違いをいろいろ経験し、苦労したので、皆さんの気持ちがよくわかります。

However, have you ever felt that you took action to build trust but actually you lost their trust when you were communicating with them? We almost lose confidence because of the language and cross-cultural barriers. I understand how you feel because I have experienced and struggled with many differences in the way of thinking between Japanese people and people from other countries.

今ではどのようにすればいいかもわかるようになりました。どの国でも、ビジネスでは信用が大事ですが、日本人の信用の築き方が他の国の人に理解しにくいので、これを理解すれば大丈夫です。皆さんが自信をもって対応できるよう、サポートできれたらうれしいです。

Now I know how to deal with them. Of course, trust is important in business, but it is difficult for people from other countries to understand how Japanese people build trust. Once you know this, you will be fine! I would like to share the key for your success!

そこで、今回は会議やイベントなど予定していたことに「参加できなくなった場合の対応」について実際にあった例を使って、紹介します。まず覚えておきたいポイントは「参加する・しない」より「接し方」のほうが大事だということです。これに気をつければ、成功しやすくなるはずです。

So, I would like to introduce to you, using actual examples, what to do if you are unable to attend a meeting, event, etc. Please keep this in mind that ‘how to deal with a situation’ is more important than ‘whether or not you will participate’. If you pay attention to this, you will be more likely to succeed.

前回は「双方向で考える」ことの大切さについてでしたが、まだお読みでない方はこちらのリンクよりご覧ください。

If you haven't read the previous article on the importance of “mutual understanding” for presenting information, please click here to read it.

今回は参加する予定でいた会議やイベントに参加できなくなってしまった 場合の対応について私の体験談を例にご紹介します。どの国でもビジネスマナーはとても大切ですが、特に日本人が大切にしている点について触れたいと思います。この対応の仕方で信用を上げることも下げることもできるので、ぜひ信用を積み上げていってください。

In this article, I would like to share my experience as an example for how to deal when you have to miss a meeting or event that you were supposed to attend. Business etiquette is very important in any country, but I would like to show what is especially important to Japanese people. The way you respond can make or break your credibility, so please build up your credibility.

私もときどき会議やイベントを主催しますが、お知らせをもらって参加できると思ったら、主催者や担当者にそれを伝えますね。そして、言ったとおり参加するのが一番いいんですが、その後どうしても参加できなくなってしまうことがあるかもしれません。オンラインならインターネットが使えなくなったり、対面なら交通機関の問題、または家族のことや自分の体調などが理由かもしれません。実はこの時の対応で日本人の信用を失う行動をとってしまう人が多いので、十分気をつけてください。

I host meetings and events occasionally. When you receive an event information and attend it, you normally tell the organizer or person in charge. The best scenario is to attend as you said. However, you might be able to attend any more depending on the situation. For online meeting, the Internet might stop working, on an event in person, you might get trapped with transportation problems, or because of family matters or your own health condition. In fact, many people react in a way they lose trust from Japanese people without realising. So, please be careful.

私が体験したよくあるケースは次のどちらだと思いますか。

A.　参加できないとわかったら、すぐに連絡して理由を伝え、謝る。

B.　参加できないとわかっても、連絡しないし、理由も伝えないし、謝らない。

私の経験では、Bを経験することがよくあります。でも、日本人とはたいていAを経験します。みなさんはいかがでしょうか。

Which of the following do you think is the most common case I have experienced?

1. When you find out that you cannot participate, you immediately contact me, tell me the reasons, and apologize.
2. When you find out that you cannot participate, you do not contact me, do not tell me why, and do not apologize.

In my experience, I often experience B. But with Japanese, I usually experience A. What do you think?

また、日本人に対してB、何も連絡しなかった場合、日本人はどう感じると思いますか。頑張っていろいろと準備していることへの敬意や感謝の気持ちが感じられないのでお互いの関係をよくするのは難しくなります。たいてい、日本人はいつもこの感謝の気持ちを感じ、お互いにこれを大切にしているからです。それで、言った通りにできなくなったなら、すぐに連絡して謝る姿勢がとても大切です。

Regarding B, what would Japanese people feel if you did not contact them in any way? It will be difficult to improve your relationship because they will not feel respect and appreciation for their hard work and preparation for the events. Usually, Japanese people feel gratitude and value their effort with each other. So, it is very important to contact them immediately and apologize if you can no longer do what you said you were going to do.

もちろん、すぐに連絡を取ろうとしても、取れない状況もあると思います。例えば、体調が悪くてぜんぜん動けない、地下鉄などが遅れているときインターネットや電話が使えないなどですね。その場合は後からでもいいので、連絡できる状況になったらできるだけ早く連絡して理由を説明すれば大丈夫です。

Of course, there are situations in which you may not be able to make immediate contact. For example, you can be too sick to move at all, or you may not be able to use the Internet or telephone when the metro is delayed. In such cases, it is fine to contact them later. Please explain the reason as soon as possible.

日本語でよく使われる「有言実行」という言葉を知っていますか。「自分が言ったことをする」という意味です。日本人は特に人が「言ったこと」と「していること」が一致しているとその人を信用できると感じます。

Do you know the word “yugen jikko” often used in Japanese? It means “doing what you said to do. Japanese people can trust a person, especially when they see that what a person “says” and what a person “does” match.

日本語の表現を勉強することももちろん大切ですが、まずは日本人にこの人は信用できると感じてもらえるような接し方をしたほうが成功に近づきやすくなります。

It is important to study Japanese expressions, but you will get closer to success if you first treat Japanese people in a way that makes them feel that they can trust you.

今回の実例はいかがだったでしょうか。もちろん状況によって違いますし、いつも上手に対応できるとは限りませんが、皆さんの過去の経験と照らし合わせて、今後の参考にしてもらえたら嬉しいです。皆さんの成功を心より願ってます！

How was the story? Of course, it depends on the situation, and it may not always be possible to do as well as this example, but I would be happy if it would help you to reflect with your experiences and you would create a brighter future.

当アカデミーでのレッスンにご興味がありましたら、詳細はこちらのリンクからご覧になれます。

If you are interested in our lessons, please see more derails from this LINK.

Arai Academy of Japanese Studies 新井峰子