【How to Succeed in Business Japanese Communication】- Think Like the Japanese (3)

「効果的な情報の提示の仕方」Effective Information Sharing in Japanese Way for Trust Building

こんにちは。いつも日本人とお仕事をしてくださり、どうもありがとうございます。今日もまた成功に向けて一歩一歩進んでいらっしゃると思います。

Hello. Thank you very much for working with the Japanese people. I am sure that you are making steady progress towards your goal each day. 

ただ、日本人と接していて、信用されると思ったのに逆に信用を失ってしまったという経験がありませんか。言葉や異文化の壁を感じて自信を失いそうになりますね。私も日本人と他の国の人々の考え方の違いをいろいろ経験し、苦労したので、皆さんの気持ちがよくわかります。

However, have you ever felt that you took action to build trust but actually you lost their trust when you were communicating with them? We almost lose confidence because of the language and cross-cultural barriers. I understand how you feel because I have experienced and struggled with many differences in the way of thinking between Japanese people and people from other countries.

今ではその対策もわかるようになりました。もちろん、ビジネスでは信用が大事ですが、日本人の信用の築き方が他の国の人に理解しにくいので、これがわかれば大丈夫です。ぜひ皆さんが自信をもって接することができるよう、サポートできればうれしいです。

Now I know how to deal with them. Of course, trust is important in business, but it is difficult for people from other countries to understand how Japanese people build trust. Once you know this, you will be fine! I would like to share the key for your success!

そこで、今回は実際にあった例を使って、サービス内容の説明やプロジェクトの案などを「提示するときの成功ポイント」を紹介します。まず覚えておきたいポイントは「内容」より「接し方」のほうが大事だということです。実はこれに気をつけるかどうかで成功に近づけるかどうかが決まります。

So, in this article, I will share the actual examples to show you the key point for successful business communication. There are many things to keep in mind, but the crucial point to remember is that “how you treat people” is more important than “what you give”. In fact, you will get closer to success if you pay attention to this .

前回は質問にかならず「答える」ことの大切さについてでしたが、まだお読みでない方はこちらのリンクよりご覧ください。

If you haven't read the previous article on the importance of “response” for questions even though you are not interested, please click here to read it.

今回は新しいクライアントなどにプランやアイデアを提示する場合の成功例と失敗例をご紹介します。どの国でもビジネスマナーはとても大切ですが、特に日本人が大切にしている点について触れたいと思います。この提示の仕方で信用を上げることも下げることもできるので、ぜひ信用を積み上げていってください。

In this article, I would like to introduce some examples of successes and failures when presenting plans and ideas to new clients and others. Business etiquette is very important in any country, but I would like to touch on a point that is especially important to the Japanese. The way you present your ideas can either raise or lower your credibility, so please build up your credibility.

初めて連絡があったクライアントからArai Academy of Japanese Studiesとミーティングをしたい言われ、オンライン、または実際に会ってミーティングをすることがあります。実は初めてのミーティングで日本人の信用を失う行動をとってしまう人が多いので、十分気をつけてください。私が体験したよくあるケースは次のどちらだと思いますか。

Sometimes a client who contacts us for the first time asks to have a meeting with Arai Academy of Japanese Studies, either online or in person. In fact, people often behave in a way that Japanese people feel a bit uncomfortable at their first meeting, so please be aware of it. Which of the following do you think is the most common case I have experienced?

A.　お互いに十分な自己紹介の時間をとって、お互いにどんなことで協働できそうか確認してから、必要なら自分が準備した資料を見せる。

B.　簡単な自己紹介の後、自分が準備した資料を見せて、終わる時間まで一方的に説明する。

A. Allow each other sufficient time for self-introductions to see what kind of things you might be able to collaborate on with each other, and then show each other the materials you have prepared, if necessary.

B. After a brief self-introduction, show the materials you have prepared and explain in one-way until it is time to finish.

私の経験ではたいてい、Bを経験します。日本人とミーティングをすると、たいていAを経験します。みなさんはいかがでしょうか。

In my experience, I usually experience B. When I have meetings with Japanese people, I usually experience A. How about you?

また、日本人に対してB、一方的に話した場合、日本人はどう感じると思いますか。お互いを理解していないので、信用が出来上がっていない人と一緒に何かを始めるのは不安ですから、この状態でYESをもらうのは難しくなります。

Regarding B, what do you think the Japanese will feel if you speak in one-way to them? It will be difficult to get a yes in this situation because they do not understand each other enough and are not sure to start something with someone they have not established trust with.

実は私の生徒が日本人と初めてのミーティングをする時、頑張って資料を作ってミーティングでたくさん説明を与えようと張り切っていました。準備はとても大切ですね。ただ、気をつける点として、「情報の提示の仕方」について一方的にならないようにレッスンで教えました。ちょうど私が通訳として一緒にミーティングに参加することになったので、資料を見せるタイミングなどうまく運び、日本人のクライアントに「今回話してみて、やっぱり信用できそうだと確信しました。」と言われ、無事契約をいただくことができました。

In fact, when my student had his first meeting with the Japanese clients, he worked hard to prepare materials and was eager to give a lot of explanations in the meeting. Preparation is very important, of course. However, one thing to keep in mind is “how to present information” I taught him not to be one-sided in our lesson. I was to participate in the meeting as an interpreter, so the timing of showing the materials went well, and the Japanese client said, ‘After talking to you, I am convinced that I can trust you.’ As a result, he was able to get a contract with the clients.

これはメールでも同じです。よく、用件だけを一方的に提示しミーティングをしたいというパターンが多いです。たいてい私がそのサービスや情報などが必要かどうかは聞かれません。ただ、日本人はお互いの状況を把握してからお互いのためにミーティングをしようと考えます。

This is the same with e-mail. Often, people are likely to present an offer or ideas in one way and ask to have a meeting. They usually do not ask if I need their services or information. However, Japanese people tend to  understand each other's situation and needs and then have a meeting for both parties.

日本のビジネスではよく「三方良し」という言葉が聞かれます。①自分と②相手と③周りの人たち（社会）のためにビジネスをするという意味です。まずは①自分と②相手のために一緒に始めるという姿勢が好まれます。そのうえで、③周りにも役に立つともっといいですね。

In Japanese business, the phrase “sampo yoshi” is often heard. It means to do business for (1) yourself, (2) the other party, and (3) the people around you (society). First of all, the attitude of starting together for (1) yourself and (2) the other party is preferred. On top of that, it is even better if it is benefitial for (3) the people around you.

日本語の表現を勉強することももちろん大切ですが、まずは日本人にこの人は信用できると感じてもらえるような接し方をしたほうが成功に近づきやすくなります。

It is important to study Japanese expressions, but you will get closer to success if you first treat Japanese people in a way that makes them feel that they can trust you.

今回の実例はいかがだったでしょうか。もちろん状況によって違いますし、いつもこの例のようにできるとは限りませんが、皆さんの過去の経験と照らし合わせて、今後の参考にしてもらえたら嬉しいです。皆さんの成功を心より願ってます！

How was the story? Of course, it depends on the situation, and it may not always be possible to do as well as this example, but I would be happy if it would help you to reflect with your experiences and you would create brighter future.

当アカデミーでのレッスンにご興味がありましたら、詳細はこちらのリンクからご覧になれます。

If you are interested in our lessons, please see more derails from this LINK.

I wish you all success!

Arai Academy of Japanese Studiesの新井峰子でした。