【How to Succeed in Business Japanese Communication】- Think Like the Japanese (2)

Trust Building by Effective Response

こんにちは。いつも日本人とお仕事をしてくださり、どうもありがとうございます。今日もまた成功に向けて一歩一歩進んでいらっしゃると思います。

Hello. Thank you very much for working with the Japanese people. I am sure that you are making steady progress towards your goal each day.

ただ、日本人と接していて、信用されると思ったのに逆に信用を失ってしまったという経験がありませんか。言葉や異文化の壁を感じて自信を失いそうになりますね。私も日本人と他の国の人々の考え方の違いをいろいろ経験し、苦労したので、皆さんの気持ちがよくわかります。

However, have you ever felt that you took action to build trust but actually you lost their trust when you were communicating with them? We almost lose confidence because of the language and cross-cultural barriers. I understand how you feel because I have experienced and struggled with many differences in the way of thinking between Japanese people and people from other countries.

今ではその対策もわかるようになりました。もちろん、ビジネスでは信用が大事ですが、日本人の信用の築き方が他の国の人に理解しにくいので、これがわかれば大丈夫です。ぜひ皆さんが自信をもって接することができるよう、サポートできればうれしいです。

Now I know how to deal with them. Of course, trust is important in business, but it is difficult for people from other countries to understand how Japanese people build trust. Once you know this, you will be fine! I would like to share the key for your success!

そこで、今回は実際にあった例を使って、メールのやりとりでの成功ポイントを紹介します。まず覚えておきたいポイントは「書き方」より「接し方」のほうが大事だということです。実はこれに気をつけるかどうかで成功に近づけるかどうかが決まります。

So, in this article, I will share the actual examples to show you the key point for successful business e-mailing. There are many things to keep in mind, but the crucial point to remember is that “how you treat people” is more important than “how you write”. In fact, you will get closer to success if you pay attention to this .

前回は「お断り」を受けても「お礼」をするという内容でしたが、まだお読みでない方はこちらのリンクよりご覧ください。If you haven't read the previous article on “thanking” e-mail even if you receive a “refusal,” please click here to read it.

今回はメールでYES/NOを聞かれた場合の返信における成功例と失敗例をご紹介します。どの国でもビジネスマナーはとても大切ですが、特に日本人が大切にしている点について触れたいと思います。この返事の仕方で信用を上げることも下げることもできるので、ぜひ信用を積み上げていってください。

Today, I would like to introduce some examples of successes and failures in replying to a yes/no question in an e-mail. Business manners are very important in any country, but I would like to touch on a point that is especially important to the Japanese. The way you reply can either raise or lower your credibility, so please build up your credibility.

例えば、あるイベントについてのメールが届いて、参加するかしないかという質問が書かれています。たいてい参加する場合は返信して担当の方に伝えますね。では、参加しない場合はどうでしょうか。実はここで日本人の信用を失う行動をとってしまう人が多いので、十分気をつけてください。

For example, you receive an email about an event and it contains a question about whether or not you will participate. Most of the time, you reply and let the organiser know if you do participate. Then, what if you do not participate? In fact, many people act in a way that makes them lose credibility from the Japanese here, so please be very careful.

ここで質問です。日本人は参加しない場合、次のどちらの行動をとると思いますか。

Ａ　参加しないけど、返事を書く。

Ｂ　参加しないので、返事を書かない。

たいていの日本人はAで何か聞かれたら、必ず返事を書きます。みなさんはいかがでしょうか。

Here is a question. If the Japanese do not participate, which of the following actions do you think they will take?

Action-A They do not participate, but write a reply.

Action-B They do not participate and do not write a reply.

In general, Japanese people will always take action A and write a reply if they are asked something. What do you think about it?

私の経験からの話なんですが、国によってはBの返事をしないことが多いように感じています。実は今までこのような時、どうして「参加しない」という返事を書かないのか、直接聞いたことがないので本当の理由がわかりません。

From my experiences, I noticed that in some countries, people tend to take action B and do not always reply. I don’t know the actual reasons because I have never asked them why they don't reply in the case of “no participation”.

ただ、日本人はたいてい「参加」でも「不参加」でも必ず返事を書きます。返信をすることで、コミュニケーションとしてのQ＆Aのやり取りが完了し、お互いが理解できる状態になっているので、信用を感じます。相手のことが理解できないと信用するのは難しいですからね。

However, Japanese people normally write a reply whether they “participate” or “do not participate. By replying, the Q&A exchange is completed as communication, and both parties can understand each other, which makes them feel trustworthy. It is difficult to trust someone if you don't understand them.

また、日本人に対してB、聞かれたことに答えなかった場合、日本人はどう感じると思いますか。返事がないので、「どうして返事がないのか」考え始めます。例えば、メールは届いたのか、もう読んだのか、参加を迷っているのかなど、担当者を不安にさせてしまい、これはあまりいいことではありませんね。

And how do you think they would feel if you did not answer what they asked you by doing action B to the Japanese? They start thinking ‘why no reply?’ because they expected your reply, For example, they wonder you received the e-mail, if you read it already, or if you are not sure about participating. This makes the person feel uneasy and uncomfortable, and this is not a good feeling.

また、日本人の傾向として聞いたことに対して返事がないと、無視されたと感じることもよくあります。もちろん、これは相手を不快にさせていしまい、信頼関係を作るのが難しくなりますね。

Also, Japanese people often feel ignored when they do not receive a response to their questions. Of course, this makes the other person uncomfortable and makes it difficult to build a relationship of trust.

ですから、参加しない場合、担当者にすぐに参加しないというメールを書くのがとても分かりやすくて親切ですね。もちろん、すぐに返事できない場合はその理由を伝えると、状況がわかってイベントの準備がしやすくなります。

So, if you are not going to attend, it is very clear and kind to the organiser to write an email saying that you will not attend as soon as you know. Of course, if you are unable to respond soon, you should let them know why, so they know what is going on and can better prepare for the event.

みなさんの会社に毎回のメールで必ず返事を返すAさんと、参加しない時はメールの返事を書かないBさんがいたら、3か月後、どちらの方が日本人から好かれるかわかると思います。

Imagine you observe Staff-A, who always responds to every e-mail, and Staff-B, who does not write e-mail replies when he does not participate, in your office. After three months, you would know which one would be preferred by the Japanese.

Ａのパターンの人は日本人からの信用を着実に積み上げていきます。逆に、Ｂのパターンの人は毎回信用を失っていくので、３か月後には信用がほとんどなくなっているかもしれませんね。

Staff-A type of people will steadily build up trust from the Japanese. Conversely, Staff-B type of people tend to lose credibility every time, and may have almost no credibility after three months.

日本人が好きな言葉で「小さな積み重ねが大事」と言いますが、これを大切に積み上げていけば、大丈夫です。日本語の表現を勉強することも大切ですが、まずは日本人にこの人は信用できると感じてもらえるような接し方をしたほうが成功に近づきやすくなります。

Japanese people like to say, “It is important to accumulate small things,” and you will be fine if you build this up every single time. It is important to study Japanese expressions, but you will get closer to success if you first treat Japanese people in a way that makes them feel that they can trust you.

今回の実例はいかがだったでしょうか。もちろん状況によって違いますし、いつもこの例のようにできるとは限りませんが、皆さんの過去の経験と照らし合わせて、今後の参考にしてもらえたら嬉しいです。皆さんの成功を心より願ってます！

How was the story? Of course, it depends on the situation, and it may not always be possible to do as well as this example, but I would be happy if it would help you to reflect with your experiences and you would create brighter future. I wish you all success!

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Arai Academy of Japanese Studies代表　新井峰子

Mineko Arai, Managing Director