【How to Succeed in Business Japanese Communication】- Think Like the Japanese (1)

Trust Building by E-Mailing  

こんにちは。いつも日本人とお仕事をしてくださり、どうもありがとうございます。今日もまた成功に向けて一歩一歩進んでいらっしゃると思います。

Hello. Thank you very much for working with the Japanese people. I am sure that you are making steady progress towards your goal each day.

ただ、日本人と接していて、信用されると思ったのに逆に信用を失ったという経験がありませんか。言葉や異文化の壁を感じて自信を失いそうになりますね。私も日本人と他の国の人々の考え方の違いをいろいろ経験し、苦労したので、皆さんの気持ちがよくわかります。今ではその対策もわかるようになりました。もちろん、ビジネスでは信用が大事ですが、日本人の信用の築き方が他の国の人に理解しにくいので、これがわかれば大丈夫です。ぜひ皆さんが自信をもって接することができるよう、サポートできればうれしいです。

However, have you ever felt that you took action to build trust but actually you lost their trust when you were communicating with them? We almost lose confidence because of the language and cross-cultural barriers. I understand how you feel because I have experienced and struggled with many differences in the way of thinking between Japanese people and people from other countries. Now I know how to deal with them. Of course, trust is important in business, but it is difficult for people from other countries to understand how Japanese people build trust. Once you know this, you will be fine! I would like to share the key for your success!

そこで、今回は実際にあった例を使って、ビジネスメールでの成功ポイントを紹介します。いろいろありますが、まず覚えておきたいポイントは「書き方」より「接し方」のほうが大事だということです。実はこれに気をつけるかどうかで成功に近づけるかどうかが決まります。実際の（A）成功例と（B）失敗例がお役に立つと思います。

So, in this article, I will share the actual examples to show you the key point for successful business e-mailing. There are many things to keep in mind, but the crucial point to remember is that “how you treat people” is more important than “how you write”. In fact, you will get closer to success if you pay attention to this . I hope you find the two examples of (A) success and (B) failure useful.

まず、（A）の成功例では私の生徒Aさんが私のアドバイス通りにやって、異文化の壁を乗り越えて、無事にビジネスで契約がもらえた例です。Aさんは日本を旅行中に飲んだ飲み物がおいしかったので、自国でもフランチャイズとしてビジネスを展開したいと思い、この会社にメールを書きました。レッスン中にこのメールをチェックしてほしいと言われ、してあげました。その後、Aさんの国ではもう他の人がフランチャイズをすることになっていると言われ、断られてしまったんですが、私はこの時、日本人の心に響く「接し方」をアドバイスしました。

First, example (A) is a successful case. My student-A followed my advice, overcame the cross-cultural barrier, and successfully received a contract for his business. Student-A enjoyed a drink he had while traveling in Japan so much. Then he wrote an e-mail to this company, hoping to franchise the business in his own country. He asked me to check this e-mail at a lesson and I helped. Later, he was told that someone else was already going to do the franchise in his country, and they rejected him. Then, I advised him on how to “treat” Japanese people in a way that he can still build trust and create an opportunity.

Aさんの国の人は断られたら、その後はメールをしないのが普通だそうです。でも、日本人とビジネスを成功させたかったら、断られたとしても、相手が忙しい中、自分のメールを読んで、返信までしてくれたことへのお礼のメールをすることで相手に好印象が与えられます。Aさんはアドバイス通り、お礼のメールを書いて送りました。その後、この会社の方からメールがあり、他の方を断ったそうで、やっぱりAさんと仕事をしたいと考えているという内容でした。その後のミーティングで無事契約をもらうことができました。メールの「書き方」も大切かもしれませんが、それよりも「接し方」のほうが日本人の心に響く例ですね。これが効果的な理由は最後に触れます。

He told me that people in his country usually do not send a thanks mail after receiving a rejection, but if you want to succeed in business with Japanese people, you can make a good impression by sending a thank-you e-mail to thank them for taking time from their busy schedule to read and reply to your e-mail. Later, he received another e-mail from this company saying that they had changed their mind and they still wanted to work with Student-A. In the following meeting, he was able to get a contract with them. The “writing style” of the e-mail is important, but it is more important to “treat them” the way they feel strong trust to you. I will mention the reason why this attitude is effective for building trust with the Japanese people at the end of this article.

次に、（B）の失敗例です。Bさんは自国のやり方でやって、失敗してしまった例です。Bさんは日本の会社にマーケティングのプランをメールした後、返事がなかったので、Arai Academy of Japanese Studiesへ問い合わせがあり、アドバイスしました。その後、この会社の方からメールがもらえたので良かったんですが、お断りのメールでした。そこで、Bさんにお礼のメールをするようにアドバイスしたんですが、Bさんはお礼のメールを書きませんでした。

Next example  (B) is an unfortunate failure. Ms-B acted by following her own country's way and failed. She contacted Arai Academy of Japanese Studies for support after getting no response to her email about a marketing plan to a Japanese company. I helped her and she was happy to get an email from this company. But it was an email of refusal. So I advised Ms-B to write a thank-you e-mail, but she did not.

気持ちが沈んでいて、メールを書く気分じゃなかったのもわかります。ただ、ビジネスでは次へのチャンスをゼロにしてしまうのではなく、少しでも１に近づけるようにしたいものですね。それで、Bさんは自らチャンスをゼロにしてしまい、失敗となってしまいました。

I totally understand that you feel down and cannot be in the mood to write a thank you mail. But in business, you don't want to make your chances zero, you want to make it one at least. Anyway, Ms-B sadly made her chances zero and failed.

日本人が好むのはチャンスをゼロから１にしようとするその「やる気」でそこを見せることができるとチャンスは広がります。もちろん、しつこい態度は相手に失礼になりますので、タイミングなども考えながら行ってください。今回の実例はいかがだったでしょうか。もちろん状況によって違いますし、いつもこの例のようになるとは限りませんが、皆さんの過去の経験と照らし合わせて、今後の参考にしてもらえたら嬉しいです。

The Japanese like to see a “willingness” to take a chance from zero to one, and if you can show that, you will have more chances. Of course, being too persistent can be rude to them, so please consider the timing of your actions. How were these examples? Of course, it depends on the situation, and it may not always be the same as this example. But you could compare it with your past experiences and use it as a reference in the future.

皆さんの成功を心より願っております。

I wish you all your success!

新井峰子

Mineko Arai

Managing Director

Arai Academy of Japanese Studies